La communication interne en bibliothèque : expérimentation de Teams, le Slack-like de Microsoft

En tant que coordinateur de la com’ dans la bibliothèque où je travaille, j’ai aussi pour mission d’améliorer et de développer la communication interne. Ceux qui me suivent sur Twitter ou Instagram savent que je m’interroge parfois sur les outils pré-mâchés du management que l’on offre à picorer au manager d’aujourd’hui sous la forme de « Boîtes à outils » aux éditions Eyrolles notamment.

Ces outils peuvent servir au quotidien les fonctions d’encadrement si, à mon humble avis, on les appréhende avec recul et qu’on approfondit : parler d’analyse transactionnelle parce qu’on a lu deux pages sur le sujet ne suffit pas – c’est particulièrement valable concernant l’analyse transactionnelle dont l’application dans la gestion de personnels est très critiquée.

Toujours est-il que cette expérience du management au quotidien me permet d’appréhender la question de la communication interne sous l’angle managérial. La question que je me pose par rapport à nos activités est : quel intérêt a tel outil ou telle méthode pour les personnes travaillant dans ce lieu ? Améliore-t-il l’efficacité de nos activités et développe-t-il le bien-être au travail ?

Un exemple des ces questionnements concerne les emails. J’ai fait le constat en arrivant dans ma bibliothèque il y a six mois d’un nombre très important d’échanges d’emails. Les mails avec les partenaires externes, avec la tutelle et les autres médiathèques du réseau, les informations RH (« Thomas est absent aujourd’hui »), les compte-rendus de réunion… je ne vous fais pas de dessin.

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Gérer ses emails au quotidien [allégorie], John William Waterhouse, via Wikimedia Commons

A ce constat s’est ajouté le sentiment de plusieurs personnes d’un temps de réunion très important. Justifié ou non, à partir du moment ou l’impression est présente, il m’a semblé qu’il fallait y répondre d’une façon ou d’une autre.

La solution que j’ai proposée à mon modeste niveau a été d’essayer Slack, puis réorienté par la DSI qui payait pour, Teams, l’équivalent de Microsoft.

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Logo de Microsoft Teams

Slack et Teams sont des outils de communication collaborative. A la façon des emails, ils permettent d’échanger des messages, mais au-delà, on peut participer à des canaux de conversation (à la façon des channels IRC) et partager & modifier de façon collaborative des documents.

A ces fonctionnalités s’ajoute une touche de modernité, puisqu’à la façon des réseaux sociaux on peut facilement intégrer des emojis et des GIFs aux messages.

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Capture d’écran de l’interface Teams

Pour la mise en place de l’outil, la DSI m’a accompagné pour déployer l’outil. J’ai aussi eu la chance qu’un stagiaire soit disponible pour former les collègues qui le souhaitaient de façon individuelle. Le déploiement a pris un mois : expérimentation avec une équipe restreinte de collègues, annonce, formations individuelles au fil de l’eau. Il y a deux semaines, ça a été le lancement officiel. L’objectif est d’essayer l’outil et de faire un bilan en septembre.

Des réserves…

Si la plupart des collègues ont bien pris en main l’outil, d’autres ont émis quelques réserves, dont une justifiée : certain-es collègues n’ont pas d’ordinateur à leur poste de travail, aussi est-il difficile de leur demander de consulter Teams en plus de leur boîte email régulièrement. Ce problème est d’autant plus visible pour ces personnes que ce ne sont pas celles qui souffraient de l’excès d’emails, elles voient donc moins l’intérêt d’un outil supplémentaire. Cet outil dont un plus est aussi l’instantanéité perd de son attractivité.

Pour ne pas rester sur une note négative, un élément positif que j’en retire est l’allègement de fait des réunions par la discussion sur Teams de sujets pour lesquels il n’est pas nécessaire de provoquer une réunion. On gagne un temps difficilement calculable, mais que j’estime important.

Je ne suis pas naïf et je reconnais volontier que l’utilisation d’un outil de communication ne peut pas se suffire à elle-même : elle s’inscrit dans un ensemble d’outils de communication qu’il est parfois difficile de formaliser. Du compte-rendu de réunion imprimé au bruit de couloir, un outil comme Teams ne remplace pas les autres outils mais peut servir à fluidifier l’échange d’informations. Il peut aussi permettre de faire évoluer les modalités de la communication entre collègues avec les GIFs par exemple.

Et vous, avez-vous dans vos lieux de travail des outils de com’ interne qui vous semblent répondre aux besoins de vos collègues ?

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Les bibliothèques en Allemagne et les questions de genre

Légothèque

Légothèque a pu participer grâce à l’ABF au congrès des bibliothécaires d’Allemagne qui s’est déroulé du 30 mai au 2 juin 2017 à Francfort. Une bonne occasion de voir ce que nos collègues outre-Rhin faisaient sur les thématiques de genre.
Nous avons participé à la session « Groupe de travail sur le Genre : diversité ».
Il s’agit en fait d’un groupe qui existe grâce à la responsable de la Genderbibliothek de Berlin, qui l’anime et essaie de le faire vivre, en dehors des associations professionnelles.
De fait, ils ont réussi à créer un réseau important de centres de recherche et un réseau d’archives.
Ces deux réseaux concernent donc essentiellement les bibliothèques spécialisées, en Allemagne, mais aussi en Autriche et en Suisse.

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OpenGender Repository

Le premier réseau bénéficie d’un projet de recherche, le OpenGender Repository, lancé en 2015, qui devrait aboutir dans les prochains mois, comme son nom l’indique…

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Une nouvelle revue : le Journal of Critical Library and Information Studies

Légothèque

La parution d’un nouveau titre dans le monde des publications scientifiques est souvent un événement fort. Quand un tel titre porte sur les sciences de l’information et des bibliothèques, c’est toute notre communauté qui est concernée.

Depuis 2017, c’est le cas du Journal of Critical Library and Information Studies, dont l’arrivée en dit beaucoup sur l’évolution de nos pratiques professionnelles. Les contributeurs et contributrices de cette revue en libre accès traitent des sciences de l’information et des bibliothèques en tant que Critical Librarians. Mais de quoi parle-t-on ?

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Quand la ville encourage la production littéraire : l’exemple de Göteborg.

En France, les structures régionales du livre sont souvent moteurs dans l’encouragement à la production littéraire au niveau local.

En Scandinavie, les grandes villes ont souvent des Maisons de la littérature, dont Oslo et Copenhague sont de bons exemples. La ville de Göteborg, en Suède, possède elle aussi sa maison de la littérature, Litteraturhuset.

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Logo de la litteraturhus

Cet espace en centre-ville accueille toutes sortes de manifestations liées à la littérature. Je l’ai par exemple découverte à l’occasion du dernier tour de Cycling for Libraries qui passait par la ville alors qu’une soirée y était organisée.

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Vue extérieure de la litteraturhus, Google Street View.

Mais l’espace est aussi une sorte de résidence populaire d’écrivains et d’écrivaines désormais, puisqu’elle est ouverte tous les jours aux horaires de bureau à qui veut profiter de l’endroit pour des projets d’écriture. La seule demande est que l’on vienne effectivement pour essayer d’écrire ou de traduire. Comme écrit dans leur article pour annoncer ce nouveau service, il s’agit d’ « une chambre (pas tout à fait) à soi », en référence à l’essai de Virginia Woolf.

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Photo de l’intérieur de la litteraturhus

Pour le reste, tout le monde peut venir dans ce qui ressemble à un espace de co-working (wifi, café, micro-onde, vue magnifique et lieu agréable…), gratuit et sans inscription. Je trouve le dispositif étonnant de simplicité. Ce projet a été lancé comme une expérimentation, et je lui souhaite de rencontrer son public.

Je connaissais le principe des résidences d’écrivain-e-s, nombreuses en France (voir ce compte-rendu d’une conférence de la fédération interrégionale du livre et de la lecture publié dans le BBF), mais c’est la première fois que je vois une initiative aussi libre d’accès, visiblement inspirée par ce que la maison de la littérature d’Oslo a mis en place.

Pour plus d’informations, voir le site de la litteraturhus (en suédois) : http://goteborgslitteraturhus.se

Une certification LGBT pour les bibliothèques ? L’exemple de la Suède

[billet initialement publié sur le blog de Légothèque]

En Suède, l’acceptation des personnes LGBT est forte, relativement à d’autres pays comme la France [1].

Depuis sept ans maintenant, la plus grande association LGBT, la RFSL, propose une certification LGBT auprès des « organisations » dont les services publics, qui permet d’assurer que le service fait preuve d’efforts continus à l’attention des publics HBTQ (Homo-, Bisexuel-les, Trans et Queers, qui est l’acronyme consacré en Suède). Le processus permet d’attester que le service propose à ses usagers un « safe space » et des services qui leurs sont adaptés.

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Dernière visite avant fermeture définitive ! La bibliothèque 300m2 à Göteborg

La bibliothèque 300m2 est un projet original porté par le réseau des bibliothèques de la ville de Göteborg (Suède). Situé au coeur de la ville, face au centre commercial, au croisement de la plupart des lignes de tramways et à deux pas de la gare, le lieu, comme son nom l’indique, fait 300 mètres carrés.

Logo de la bibliothèque

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Comparaison de programmes de gestion de références — 5ème édition

C’est devenu le marronnier qui vous empêche de profiter de vos vacances, la parution attendue par toute la communauté des bibliothécaires, le rendez-vous des juilletistes… je veux bien sûr parler de la comparaison de programmes de gestion de références effectuée chaque année par nos collègues de la Technische Universität de Munich. Je vous en propose comme chaque année la traduction.

L’actualisation de cette année n’apporte pas de grand changement en soi, mais permet d’avoir des données à jour sur les différents logiciels de gestion de références bibliographiques disponibles sur le marché. C’est un bon complément à la page Wikipédia anglophone qui dresse un comparatif quantitatif.

Pour accéder au document au format PDF, cliquez sur l’image :

Comparaison

Comparaison de logiciels de gestion de références

http://mediatum.ub.tum.de/doc/1272837/1272837.pdf

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Animer des communautés sur le web

J’ai pu animer la semaine passée une journée organisée par le CFCB de Lorraine Médial sur le thème de l’animation de communautés sur le web en bibliothèque. J’en profite pour poster ici le support que j’ai utilisé, même si, comme son nom l’indique, il ne s’agit que d’un support et que le principal dans cette journée s’est déroulé à l’oral et dans les échanges.

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La Stadtbibliothek de Nuremberg

À l’occasion du congrès des bibliothécaires allemands, j’ai pu visiter la bibliothèque municipale de Nuremberg. Je vous en propose une rapide visite aujourd’hui.

Stadtbibliothek de Nuremberg

Vue sur la ville depuis le dernier étage de la bibliothèque. (toutes les images en CC-BY)

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La stadsbibliotek de Göteborg

Vue de la bibliothèque depuis l’artère principale de la ville

Reconstruite récemment, la bibliothèque a fêté au mois d’avril ses un an. Située sur la rue commerçante réputée de la ville, la bibliothèque impose au visiteur par sa présence, à deux pas des principaux musées de la ville. Je vous en propose une rapide visite guidée !

Autre vue de l’extérieur Lire la suite

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