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Le management intermédiaire — à distance

Plusieurs billets ont déjà été publiés sur le sujet du travail à distance dans le monde des bibliothèques pendant cette crise sanitaire. A mon tour de partager cette expérience dans laquelle, j’imagine, un nombre important d’entre vous se reconnaîtront. J’ai apprécié l’article de Nathalie Clot et sa partition sens/processus/contenus. Il est mesuré et il contrebalance certains posts qui enfilent les perles du succès sur LinkedIn sans prendre trop de recul.

Dans mon cas, j’ai repris le travail deux jours avant le confinement, suite à un congé parental. Je me suis donc retrouvé à reprendre des dossiers, à me remettre à flot (tant que faire se peut en l’espace de deux jours)… et à rentrer chez moi.

On peut parler d’un prolongement du congé parental sur le plan personnel, car je suis en garde d’enfant à mi-temps et je ne suis donc pleinement disponible pour travailler que deux jours par semaine. Le reste du temps, je suis ce qu’il se passe et j’interviens quand je peux ou bien s’il y a une urgence.

Du travail dans l’urgence

Nous avons la chance d’utiliser Teams, l’équivalent de Slack chez Microsoft, depuis un moment. Son usage est efficace là où je travaille, et cela a facilité la mise en place d’un suivi rapide.

Réunion en visioconférence

En revanche, nous n’avions pas d’expérience du télétravail. C’est quelque chose que je regrette particulièrement aujourd’hui, car cela aurait pu nous fournir un socle de discussion sur nos pratiques improvisées.

Nous sommes arrivés à quelque chose qui tient à peu près à l’issue d’une semaine de mise en place du travail à distance (que l’on préfèrera au terme de télétravail qui fait référence à une pratique formalisée, alors que nous sommes tou-te-s dans ce qu’il y a de moins formalisable au sein de nos pratiques professionnelles : horaires, matériel, santé, … rien de tout ça ne bénéficie de règle prévues en amont. On part tou-te-s de rien, sans même pouvoir appliquer les directives prévues par la collectivité dans le cas du télétravail). Les collègues ont tou-te-s rempli une fiche de tâches possibles à distance. Un tableau de suivi collectif hebdomadaire a été mis en place.

Contenus

Au-delà des tâches individuelles ou collectives proposées par les collègues, deux aspects de notre travail de bibliothécaire se détachent rapidement dans le cadre de nos discussions : l’autoformation et la veille d’une part, et la communication externe d’autre part. C’est en tout cas ce que j’en retiens en tant que membre de l’équipe de direction.

Concernant l’autoformation et la veille, les membres de l’équipe Numérique travaillent à la valorisation des ressources trouvées (des MOOCs par exemple) et à leur partage.

Concernant la communication, les membres de l’équipe Communication se retrouvent en première ligne et doivent rapidement développer notre rythme de publication à travers nos différents canaux (réseaux sociaux, emailings et site Internet) afin de permettre à tou-te-s les collègues de participer d’une façon ou d’une autre, et de faire gagner en puissance ces outils de communication.

(Je suis actuellement Coordinateur de la communication, responsable de l’équipe Adultes et Coordinateur par intérim du numérique. Je parle donc de ce qui me concerne d’abord, mais j’aurais aussi pu parler d’un projet de recotation et de travail sur les budgets qui occupent aussi les collègues.)

Processus

Je dirais qu’il y a trois types de collègues durant ce confinement (si des collègues passent par là, je me suis inspiré de vous mais personne n’entre dans une seule de ces cases caricaturales 😉 ) :

La personne surinvestie qui veut tout faire, tout de suite, tout le temps. Elle répond aux messages le dimanche à midi ou le jeudi à 2h30 du matin, alors qu’elle n’agissait pas comme ça auparavant. Comme la machine-bibliothèque a du mal à prendre ses marques (on reste une administration), elle ressent de la frustration de voir tout ce travail stagner par moments alors que tout est prêt. Le pire pour elle ? Devoir attendre la validation d’un-e chef-fe pour un truc qui pourrait tout à fait fonctionner sans cela.

La personne culpabilisée car elle voit la masse de choses qui se fait au travail par les collègues mais elle se retrouve à devoir faire la classe à la maison. Cette personne aurait envie de s’investir davantage, mais c’est impossible : ses trois enfants ont tous trois des devoirs sans fin, demandent qu’on s’en occupe, … Le pire pour elle ? Voir des choses qu’elle aurait fait autrement et mieux se faire sans elle, sans que son ou sa responsable ne prenne le temps de mettre le holà.

La personne en souffrance car cette période touche tout le monde, mais certaines personnes plus que d’autres. Elle se montre déprimée ou peu disponible, stressée par les demandes contradictoires (l’impression de devoir passer sa journée devant l’ordinateur… mais aussi devoir préserver sa vue devant ce vieil écran et son dos sur cette mauvaise chaise). Le pire pour elle ? En plus d’être soumise à de l’anxiété en cette période difficile, elle ne comprend pas que la collectivité lui demande de s’investir autant alors que si l’on est honnête, dans de nombreux cas, il n’y a peut-être pas 35h à s’occuper pour un-e bibliothécaire à distance.

Et pour toutes ces personnes, chacun-e cherche tant bien que mal à trouver une forme d’équilibre, un rythme de travail qui corresponde.

Sens

En tant que manager, j’ai essayé de détendre la situation en rappelant qu’il n’y avait pas de pression, comme s’il suffisait de le dire pour que l’injonction s’auto-réalise. J’ai passé une partie importante de mon temps à tenter de déculpabiliser les personnes susceptibles de l’être, avec plus ou moins de succès.

Autre réunion en visioconférence

Je suis aussi Assistant de prévention et de sécurité, ce qui, en travaillant deux jours par semaine et en sus des autres activités, est une gageure. Mon travail en ce domaine se limite actuellement à rappeler qu’il ne faut pas rester longtemps assis, ni longtemps devant un ordinateur. Et à essayer au mieux que les collègues sachent où trouver des informations pour rester en bonne santé. Comment rendre légitime son travail quand on n’a pas l’impression de pouvoir le faire correctement, ce qui est le cas de tou-te-s ?

Au final, j’ai l’impression pendant cette période d’être utilisé sur les tâches essentielles d’un manager : conserver le lien, coordonner le travail et suivre les tâches des collègues, et tout ceci passe essentiellement par de la visioconférence, des appels téléphoniques et des messages rédigés. Ça peut être frustrant, alors qu’en même temps mes compétences en communication par exemple ne sont pas utilisées. C’est quelque chose que l’on accepte facilement en situation de crise sanitaire, mais qui interroge nos pratiques. On se retient de tirer des conclusions à la hâte et de se lancer trop vite dans l’après, mais je crains d’avoir peu de temps pour tirer des enseignements à l’heure d’une reprise qui se fera peut-être dans l’urgence.

La communication interne en bibliothèque : expérimentation de Teams, le Slack-like de Microsoft

En tant que coordinateur de la com’ dans la bibliothèque où je travaille, j’ai aussi pour mission d’améliorer et de développer la communication interne. Ceux qui me suivent sur Twitter ou Instagram savent que je m’interroge parfois sur les outils pré-mâchés du management que l’on offre à picorer au manager d’aujourd’hui sous la forme de « Boîtes à outils » aux éditions Eyrolles notamment.

Ces outils peuvent servir au quotidien les fonctions d’encadrement si, à mon humble avis, on les appréhende avec recul et qu’on approfondit : parler d’analyse transactionnelle parce qu’on a lu deux pages sur le sujet ne suffit pas – c’est particulièrement valable concernant l’analyse transactionnelle dont l’application dans la gestion de personnels est très critiquée.

Toujours est-il que cette expérience du management au quotidien me permet d’appréhender la question de la communication interne sous l’angle managérial. La question que je me pose par rapport à nos activités est : quel intérêt a tel outil ou telle méthode pour les personnes travaillant dans ce lieu ? Améliore-t-il l’efficacité de nos activités et développe-t-il le bien-être au travail ?

Un exemple des ces questionnements concerne les emails. J’ai fait le constat en arrivant dans ma bibliothèque il y a six mois d’un nombre très important d’échanges d’emails. Les mails avec les partenaires externes, avec la tutelle et les autres médiathèques du réseau, les informations RH (« Thomas est absent aujourd’hui »), les compte-rendus de réunion… je ne vous fais pas de dessin.

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Gérer ses emails au quotidien [allégorie], John William Waterhouse, via Wikimedia Commons

A ce constat s’est ajouté le sentiment de plusieurs personnes d’un temps de réunion très important. Justifié ou non, à partir du moment ou l’impression est présente, il m’a semblé qu’il fallait y répondre d’une façon ou d’une autre.

La solution que j’ai proposée à mon modeste niveau a été d’essayer Slack, puis réorienté par la DSI qui payait pour, Teams, l’équivalent de Microsoft.

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Logo de Microsoft Teams

Slack et Teams sont des outils de communication collaborative. A la façon des emails, ils permettent d’échanger des messages, mais au-delà, on peut participer à des canaux de conversation (à la façon des channels IRC) et partager & modifier de façon collaborative des documents.

A ces fonctionnalités s’ajoute une touche de modernité, puisqu’à la façon des réseaux sociaux on peut facilement intégrer des emojis et des GIFs aux messages.

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Capture d’écran de l’interface Teams

Pour la mise en place de l’outil, la DSI m’a accompagné pour déployer l’outil. J’ai aussi eu la chance qu’un stagiaire soit disponible pour former les collègues qui le souhaitaient de façon individuelle. Le déploiement a pris un mois : expérimentation avec une équipe restreinte de collègues, annonce, formations individuelles au fil de l’eau. Il y a deux semaines, ça a été le lancement officiel. L’objectif est d’essayer l’outil et de faire un bilan en septembre.

Des réserves…

Si la plupart des collègues ont bien pris en main l’outil, d’autres ont émis quelques réserves, dont une justifiée : certain-es collègues n’ont pas d’ordinateur à leur poste de travail, aussi est-il difficile de leur demander de consulter Teams en plus de leur boîte email régulièrement. Ce problème est d’autant plus visible pour ces personnes que ce ne sont pas celles qui souffraient de l’excès d’emails, elles voient donc moins l’intérêt d’un outil supplémentaire. Cet outil dont un plus est aussi l’instantanéité perd de son attractivité.

Pour ne pas rester sur une note négative, un élément positif que j’en retire est l’allègement de fait des réunions par la discussion sur Teams de sujets pour lesquels il n’est pas nécessaire de provoquer une réunion. On gagne un temps difficilement calculable, mais que j’estime important.

Je ne suis pas naïf et je reconnais volontier que l’utilisation d’un outil de communication ne peut pas se suffire à elle-même : elle s’inscrit dans un ensemble d’outils de communication qu’il est parfois difficile de formaliser. Du compte-rendu de réunion imprimé au bruit de couloir, un outil comme Teams ne remplace pas les autres outils mais peut servir à fluidifier l’échange d’informations. Il peut aussi permettre de faire évoluer les modalités de la communication entre collègues avec les GIFs par exemple.

Et vous, avez-vous dans vos lieux de travail des outils de com’ interne qui vous semblent répondre aux besoins de vos collègues ?

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