En tant que coordinateur de la com’ dans la bibliothèque où je travaille, j’ai aussi pour mission d’améliorer et de développer la communication interne. Ceux qui me suivent sur Twitter ou Instagram savent que je m’interroge parfois sur les outils pré-mâchés du management que l’on offre à picorer au manager d’aujourd’hui sous la forme de « Boîtes à outils » aux éditions Eyrolles notamment.
Ces outils peuvent servir au quotidien les fonctions d’encadrement si, à mon humble avis, on les appréhende avec recul et qu’on approfondit : parler d’analyse transactionnelle parce qu’on a lu deux pages sur le sujet ne suffit pas – c’est particulièrement valable concernant l’analyse transactionnelle dont l’application dans la gestion de personnels est très critiquée.
Toujours est-il que cette expérience du management au quotidien me permet d’appréhender la question de la communication interne sous l’angle managérial. La question que je me pose par rapport à nos activités est : quel intérêt a tel outil ou telle méthode pour les personnes travaillant dans ce lieu ? Améliore-t-il l’efficacité de nos activités et développe-t-il le bien-être au travail ?
Un exemple des ces questionnements concerne les emails. J’ai fait le constat en arrivant dans ma bibliothèque il y a six mois d’un nombre très important d’échanges d’emails. Les mails avec les partenaires externes, avec la tutelle et les autres médiathèques du réseau, les informations RH (« Thomas est absent aujourd’hui »), les compte-rendus de réunion… je ne vous fais pas de dessin.
Gérer ses emails au quotidien [allégorie], John William Waterhouse, via Wikimedia Commons
La solution que j’ai proposée à mon modeste niveau a été d’essayer Slack, puis réorienté par la DSI qui payait pour, Teams, l’équivalent de Microsoft.
Logo de Microsoft Teams
Slack et Teams sont des outils de communication collaborative. A la façon des emails, ils permettent d’échanger des messages, mais au-delà, on peut participer à des canaux de conversation (à la façon des channels IRC) et partager & modifier de façon collaborative des documents.
A ces fonctionnalités s’ajoute une touche de modernité, puisqu’à la façon des réseaux sociaux on peut facilement intégrer des emojis et des GIFs aux messages.
Capture d’écran de l’interface Teams
Pour la mise en place de l’outil, la DSI m’a accompagné pour déployer l’outil. J’ai aussi eu la chance qu’un stagiaire soit disponible pour former les collègues qui le souhaitaient de façon individuelle. Le déploiement a pris un mois : expérimentation avec une équipe restreinte de collègues, annonce, formations individuelles au fil de l’eau. Il y a deux semaines, ça a été le lancement officiel. L’objectif est d’essayer l’outil et de faire un bilan en septembre.
Des réserves…
Si la plupart des collègues ont bien pris en main l’outil, d’autres ont émis quelques réserves, dont une justifiée : certain-es collègues n’ont pas d’ordinateur à leur poste de travail, aussi est-il difficile de leur demander de consulter Teams en plus de leur boîte email régulièrement. Ce problème est d’autant plus visible pour ces personnes que ce ne sont pas celles qui souffraient de l’excès d’emails, elles voient donc moins l’intérêt d’un outil supplémentaire. Cet outil dont un plus est aussi l’instantanéité perd de son attractivité.
Pour ne pas rester sur une note négative, un élément positif que j’en retire est l’allègement de fait des réunions par la discussion sur Teams de sujets pour lesquels il n’est pas nécessaire de provoquer une réunion. On gagne un temps difficilement calculable, mais que j’estime important.
Je ne suis pas naïf et je reconnais volontier que l’utilisation d’un outil de communication ne peut pas se suffire à elle-même : elle s’inscrit dans un ensemble d’outils de communication qu’il est parfois difficile de formaliser. Du compte-rendu de réunion imprimé au bruit de couloir, un outil comme Teams ne remplace pas les autres outils mais peut servir à fluidifier l’échange d’informations. Il peut aussi permettre de faire évoluer les modalités de la communication entre collègues avec les GIFs par exemple.
Et vous, avez-vous dans vos lieux de travail des outils de com’ interne qui vous semblent répondre aux besoins de vos collègues ?
Hortensius 