La communication interne en bibliothèque : expérimentation de Teams, le Slack-like de Microsoft

En tant que coordinateur de la com’ dans la bibliothèque où je travaille, j’ai aussi pour mission d’améliorer et de développer la communication interne. Ceux qui me suivent sur Twitter ou Instagram savent que je m’interroge parfois sur les outils pré-mâchés du management que l’on offre à picorer au manager d’aujourd’hui sous la forme de « Boîtes à outils » aux éditions Eyrolles notamment.

Ces outils peuvent servir au quotidien les fonctions d’encadrement si, à mon humble avis, on les appréhende avec recul et qu’on approfondit : parler d’analyse transactionnelle parce qu’on a lu deux pages sur le sujet ne suffit pas – c’est particulièrement valable concernant l’analyse transactionnelle dont l’application dans la gestion de personnels est très critiquée.

Toujours est-il que cette expérience du management au quotidien me permet d’appréhender la question de la communication interne sous l’angle managérial. La question que je me pose par rapport à nos activités est : quel intérêt a tel outil ou telle méthode pour les personnes travaillant dans ce lieu ? Améliore-t-il l’efficacité de nos activités et développe-t-il le bien-être au travail ?

Un exemple des ces questionnements concerne les emails. J’ai fait le constat en arrivant dans ma bibliothèque il y a six mois d’un nombre très important d’échanges d’emails. Les mails avec les partenaires externes, avec la tutelle et les autres médiathèques du réseau, les informations RH (« Thomas est absent aujourd’hui »), les compte-rendus de réunion… je ne vous fais pas de dessin.

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Gérer ses emails au quotidien [allégorie], John William Waterhouse, via Wikimedia Commons

A ce constat s’est ajouté le sentiment de plusieurs personnes d’un temps de réunion très important. Justifié ou non, à partir du moment ou l’impression est présente, il m’a semblé qu’il fallait y répondre d’une façon ou d’une autre.

La solution que j’ai proposée à mon modeste niveau a été d’essayer Slack, puis réorienté par la DSI qui payait pour, Teams, l’équivalent de Microsoft.

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Logo de Microsoft Teams

Slack et Teams sont des outils de communication collaborative. A la façon des emails, ils permettent d’échanger des messages, mais au-delà, on peut participer à des canaux de conversation (à la façon des channels IRC) et partager & modifier de façon collaborative des documents.

A ces fonctionnalités s’ajoute une touche de modernité, puisqu’à la façon des réseaux sociaux on peut facilement intégrer des emojis et des GIFs aux messages.

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Capture d’écran de l’interface Teams

Pour la mise en place de l’outil, la DSI m’a accompagné pour déployer l’outil. J’ai aussi eu la chance qu’un stagiaire soit disponible pour former les collègues qui le souhaitaient de façon individuelle. Le déploiement a pris un mois : expérimentation avec une équipe restreinte de collègues, annonce, formations individuelles au fil de l’eau. Il y a deux semaines, ça a été le lancement officiel. L’objectif est d’essayer l’outil et de faire un bilan en septembre.

Des réserves…

Si la plupart des collègues ont bien pris en main l’outil, d’autres ont émis quelques réserves, dont une justifiée : certain-es collègues n’ont pas d’ordinateur à leur poste de travail, aussi est-il difficile de leur demander de consulter Teams en plus de leur boîte email régulièrement. Ce problème est d’autant plus visible pour ces personnes que ce ne sont pas celles qui souffraient de l’excès d’emails, elles voient donc moins l’intérêt d’un outil supplémentaire. Cet outil dont un plus est aussi l’instantanéité perd de son attractivité.

Pour ne pas rester sur une note négative, un élément positif que j’en retire est l’allègement de fait des réunions par la discussion sur Teams de sujets pour lesquels il n’est pas nécessaire de provoquer une réunion. On gagne un temps difficilement calculable, mais que j’estime important.

Je ne suis pas naïf et je reconnais volontier que l’utilisation d’un outil de communication ne peut pas se suffire à elle-même : elle s’inscrit dans un ensemble d’outils de communication qu’il est parfois difficile de formaliser. Du compte-rendu de réunion imprimé au bruit de couloir, un outil comme Teams ne remplace pas les autres outils mais peut servir à fluidifier l’échange d’informations. Il peut aussi permettre de faire évoluer les modalités de la communication entre collègues avec les GIFs par exemple.

Et vous, avez-vous dans vos lieux de travail des outils de com’ interne qui vous semblent répondre aux besoins de vos collègues ?

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4 réflexions sur “La communication interne en bibliothèque : expérimentation de Teams, le Slack-like de Microsoft

  1. Tredok dit :

    J’ai tenté une expérimentation Slack a toute petite échelle, pour explorer les possibilités. J’ai pris 2 geeks en plus de moi pour maximiser mes chances. Choux blancs, J’ai été le seul à m’en servir.
    Je n’ai pas su ce qui n’avait pas fonctionné. Le seul retour à été le manque de temps.

    Ton expérience m’intéresse beaucoup. Tu peux nous en dire plus ? Ici ou par mail ^_-

    • Hortensius dit :

      Une chose qui m’a aidé à convaincre, c’est de garder certains sujets de discussion pour cet outil : du coup en expliquant « ha oui je parle de ça sur Teams », ça pousse forcément à aller voir, et à répondre… Après, si tu as des questions plus précises, je réponds avec plaisir 😉

  2. Lucas dit :

    Bonjour, votre article est très intéressant à plus d’un titre. Je suis actuellement sur un projet similaire au vôtre : nous devons déployer Teams pour une structure de 100 personnes (réparties sur toute la France). Du coup, je serai intéressé de savoir comment vous supervisez le nombre d’espaces Teams et surtout quels types de formation vous avez effectué ?

    • Hortensius dit :

      Bonjour, ce type d’outil a l’air idéal pour votre structure. Nous sommes une trentaine et nous avons une équipe, ce qui suffit à nos besoins.
      Dans l’équipe (la Team), j’ai créé des canaux qui correspondent aux missions de l’organigramme, mais rapidement des collègues en ont créé des thématiques (ce qui est plutôt bon signe dans l’appropriation de l’outil).
      Pour la formation, j’ai fait une présentation en groupe à des collègues (mais ce n’est pas ce qui a le mieux marché) et comme écrit plus haut, une formation individuelle pour tous ceux qui ne sont pas à l’aise avec les nouveaux outils collaboratifs. Pour former les collègues qui ont un smartphone, je parle de WhatsApp et des groupes, de Messenger… N’hésitez pas à me contacter sur Twitter ou par mail pour plus de détails. Bon courage pour le lancement de l’outil 😉

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