Des relations avec les prestataires

Nous avons tous, dans nos établissements respectifs, connu des situations où la collaboration avec un prestataire était en statut « It’s complicated ». Je voudrais aujourd’hui vous faire part d’un exemple assez extrême qui a lieu en ce moment même aux Etats-Unis.

J’ai fait le choix d’anonymiser les noms, la situation étant plus intéressante que les personnes. Les curieux trouveront facilement l’identité des acteurs en présence, l’information ayant été relayée sur une liste américaine d’administrateurs d’un SIGB.

Sunset Across The English Channel

Request for proposal : proposez, faites vos jeux… rien ne va plus !

Un réseau de bibliothèques a choisi dernièrement de changer de SIGB, ou plutôt a laissé le choix à l’actuel de proposer des évolutions précises assorties de réductions budgétaires, sans quoi la collaboration prendrait fin. Le prestataire n’ayant pas répondu favorablement à l’appel d’offres (Request For Proposal), le réseau a choisi de partir sur un nouveau produit, moins cher et plus adapté aux besoins des institutions.

Business is business : du droit d’être un goujat dans les relations commerciales

Conséquence peut-être anecdotique mais révélatrice : les membres de ce réseau ont été éjectés de la liste sus-citée dès l’annonce du changement (alors qu’elle est normalement ouverte). Ambiance.

Pourtant, le changement n’est pas encore effectif : c’est être particulièrement mauvais joueur que d’agir ainsi, et avoir une réaction affective. D’ailleurs, la personne de l’institution qui relate cette histoire apporte également beaucoup d’affect à son récit.

De l’impartialité de la chose publique

Evidemment, les employés des bibliothèques ont eu le sentiment d’une certaine injustice, leur choix honnête ayant été guidé par un processus rigoureux mené à bien par un comité de 18 personnes, de services juridiques, d’élus.

L’éditeur du logiciel a donc décidé de contacter directement le bureau du maire de cette grande ville, afin de revenir sur cette décision. L’argument est bien faible : en tant que contribuables de cette ville, les employés de l’entreprise souhaitent que la mairie revoie sa décision. Et puis une menace : réglons ce problème avant qu’il ne prenne une ampleur médiatique ou politique importante.

Ces récriminations étaient accompagnées de réfutations mensongères selon les employés de la bibliothèque, remettant en cause le choix effectué lors de l’appel d’offre. Heureusement, la mairie n’a pas cédé et s’est rangée derrière l’appel d’offre. Son soutien envers les employés des bibliothèques a été reçu avec soulagement.

L’éditeur ne lâche pas facilement l’affaire

Mais les ennuis de la collectivité ne s’arrêtent pas là : l’éditeur a décidé de faire une demande d’information (Freedom of information act, notre CADA n’a qu’à bien se tenir !) et a réclamé des copies de tous les emails du personnel des bibliothèques en rapport avec l’éditeur, la bibliothèque de la ville ou le SIGB finalement sélectionné.

Language, guys!

Imaginez devoir partager auprès du prestataire tous vos emails touchant au produit durant un appel d’offres : autant soigner son langage… tout dénigrement injustifié pourrait vous être reproché. Evidemment, cela n’est pas possible en France. Sera-ce toujours le cas ? Nous qui sommes souvent prompts à réclamer la transparence, n’y serions-nous pas également soumis ? Cette affaire nous rappelle qu’il est nécessaire de veiller aux informations écrites de notre vie professionnelle. Ainsi, la communication informelle et officieuse peut être intéressante dans ces cas, et la vie administrative de l’établissement scindée en deux : l’officielle, parfaite, irréprochable, très corporate, et l’officieuse, la plus intéressante.

La bibliothèque comme administration

Enfin, et s’il fallait tirer une conclusion, il me semble que c’est un exemple de plus de l’agressivité que peuvent présenter nos partenaires commerciaux dans certaines circonstances : même si l’on a toujours entretenu de très bonnes relations, elles sont d’une nature économique. Il peut sembler important de veiller à être toujours rigoureux, pour ne pas dire procédurier. Bref, nous voilà renvoyés malgré nous à notre statut d’administratif.

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